Gjennomføring av nedbemanning krever grundig planlegging og nøye etterlevelse av lovpålagte krav. Arbeidsgiver må kunne dokumentere saklig grunnlag for reduksjon i antall stillinger og sikre at prosessen gjennomføres på en forsvarlig og ryddig måte. Denne veiledningen gir praktiske råd for en strukturert nedbemanningsprosess samt en omfattende sjekkliste for virksomheter.
Grunnleggende forutsetninger
Dokumentasjon av nedbemanningsbehov
For at virksomheten skal kunne nedbemanne, må det foreligge saklig grunn for å redusere antallet stillinger, og virksomheten har bevisbyrden for dette behovet. Behovet må kunne dokumenteres grundig og etterprøvbart.
Det første virksomheten bør gjøre ved behov for endringer, er å foreta vurdering av nåværende organisering, hvilke endringer som er nødvendige og hvorfor, hvilke konsekvenser tiltakene får for de ansatte, og om det er mulig å nå målene uten oppsigelser. Slik vurdering er avgjørende for å sikre saklig grunn for oppsigelse av en eller flere ansatte.
Planlegging og prosess
Utarbeidelse av nedbemanningsplan
Deretter bør virksomheten lage plan for den videre prosessen og sørge for at utvelgelsen av overtallige ansatte gjennomføres på saklig måte. Utvelgelsen skal skje innenfor viss krets (utvelgelseskretsen), basert på fastsatte kriterier (utvelgelseskriterier).
Utvelgelseskrets
Utvelgelseskretsen er i utgangspunktet hele selskapet, men i mange tilfeller vil det være saklig grunn for å begrense den, særlig i større virksomheter. Sakligheten av kretsinndelingen beror på konkret vurdering, der praktiske hensyn, tidligere praksis, organiseringen av virksomheten, geografiske avstander, virksomhetens økonomiske situasjon, hensynet til de ansatte og tillitsvalgtes syn er relevant.
Geografisk lokasjon, avdelingstilknytning, funksjon eller kompetanse kan være naturlige avgrensninger for utvelgelseskretsen. Kretsen bør imidlertid ikke bli så snever at det ikke er mulig å foreta reell utvelgelse innenfor kretsen. Tariffbundne virksomheter som er bundet av ansiennitetsprinsipp må være særlig oppmerksom på at betydningen av ansiennitet ikke bør reduseres for mye.
Utvelgelseskriterier
Saklige kriterier
Etter at kretsen er etablert, må det foretas utvelgelse av hvilke ansatte innenfor kretsen som skal vurderes for oppsigelse. Denne vurderingen må være saklig og etterprøvbar. Utvelgelseskriteriene bør fastsettes ut fra hva som er viktig for virksomheten etter at omstillingen er ferdig, slik at man sitter igjen med organisasjon som er i stand til å ta selskapet videre dit man vil.
Vanlige kriterier er kombinasjon av ansiennitet, kompetanse (både formelle kvalifikasjoner og reell kompetanse), anvendelighet/egnethet og sosiale forhold. Tariffbundne virksomheter må være oppmerksom på at ansiennitet står i særstilling og må tas i betraktning, selv om det ikke alltid er avgjørende.
Samarbeid med tillitsvalgte
Det vil være fordel for saklighetsvurderingene om tillitsvalgt eller ansattrepresentanten har vært enig i arbeidsgivers vurderinger av nedbemanningsbehovet og utvelgelsen. Der det er mulig anbefales slik enighet, men det er ikke krav. Arbeidsgiver har styringsretten i behold.
Vurdering av alternativer
Annet passende arbeid
Det er viktig at virksomheten vurderer om det foreligger annet passende arbeid som den ansatte kan utføre, før det gis oppsigelse. Vurderingen av annet passende arbeid gjelder hele selskapet, selv om utvelgelsen er begrenset til mindre krets.
"Passende" arbeid skal ikke tolkes strengt og omfatter også lavere lønnede stillinger av annen karakter og lavere stillingsbrøk. Dersom det er ledig arbeid som den ansatte kan utføre, anbefales at det tilbys der det er mulig, selv om man ikke tror den ansatte er interessert.
Interesseavveining
Før man går til oppsigelse må det foretas interesseavveining mellom virksomhetens behov for å si opp den ansatte og den ansattes behov for ikke å bli sagt opp. I denne vurderingen vil virksomhetens behov for tiltak være relevant, herunder om virksomheten er i vanskelig økonomisk situasjon.
Interesseavveiningen foretas gjerne helt til slutt, etter det individuelle drøftelsesmøtet, da den skal skje konkret i forhold til den arbeidstaker som faktisk vurderes sagt opp.
Alternative løsninger
Endringsoppsigelse
Der det er mulig å unngå oppsigelse ved å gjøre endringer i ansattes stilling, vil dette ofte være lettere å gjennomføre, også der endringene er såpass vesentlige at det går ut over styringsretten. Endringer som går ut over styringsretten må gjennomføres ved endringsoppsigelse.
Selv om slike endringsoppsigelser reguleres av de samme bestemmelsene som ordinære oppsigelser, er terskelen for oppsigelse likevel noe lavere, siden slik oppsigelse ordinært ikke vil ramme den ansatte like hardt.
Systematisk huskeliste
Grunnleggende vurderinger
Har virksomheten reelt behov for nedbemanning som ikke kan løses gjennom andre tiltak, og som kan begrunnes på saklig og etterprøvbar måte?
Har virksomheten vurdert overtallighet gjennom utleie av egne ansatte til andre selskaper? Dette kan være mulighet så lenge det omfatter mindre enn 50 prosent av arbeidstakerne og skjer innenfor virksomhetens fagområder.
Skyldes oppsigelsen utsetting av drift til andre? Er i så fall særskilte regler om virksomhetsoverdragelse og utsetting til selvstendig næringsdrivende hensyntatt?
Utvelgelse og kriterier
Er det fastsatt krets og kriterier for utvelgelsen av hvilke ansatte som skal vurderes for oppsigelse?
Er krets og kriterier fastsatt med hensyn til virksomhetens behov, slik at virksomheten har nødvendig kompetanse for å nå sine mål etter omstillingen?
Dersom utvelgelseskretsen er snevrere enn hele virksomheten, er den begrunnet på saklig måte og helst forankret i samarbeid med tillitsvalgte eller verneombudet?
Er det fastsatt saklige utvelgelseskriterier som ansiennitet, kompetanse, kvalifikasjoner, anvendelighet eller sosiale forhold?
Tariffmessige hensyn
Dersom virksomheten er bundet av tariffavtale med ansiennitetsprinsipp, er ansiennitet hensyntatt ved utvelgelsen av overtallige ansatte?
Er tillitsvalgtes innspill og eventuelle innsigelser hensyntatt i prosessen? Hvis ikke, kan virksomhetens standpunkt begrunnes godt nok?
Individuelle vurderinger
Er det vurdert om det foreligger annet passende arbeid i virksomheten som overtallige ansatte kan utføre?
Er det foretatt interesseavveining mellom virksomhetens behov for å si opp den ansatte og den ansattes behov for ikke å bli sagt opp?
Dersom det skal gjøres endringer i ansattes stillinger, er det vurdert om endringene kan gjennomføres i kraft av styringsretten eller må gå veien via endringsoppsigelse?
Rådgivning
Er virksomhetens arbeidsgiverforening eller advokatforbindelse konsultert for juridisk veiledning gjennom prosessen?
Praktiske anbefalinger
Virksomheter bør etablere tydelige rutiner og dokumentasjon for alle ledd i nedbemanningsprosessen. Grundig forberedelse og systematisk gjennomføring reduserer risiko for tvister og sikrer at prosessen oppleves som rettferdig av alle involverte parter.
Tidlig involvering av tillitsvalgte og åpen kommunikasjon om virksomhetens situasjon og behov kan bidra til konstruktiv dialog og eventuelt enighet om tiltak. Dette styrker virksomhetens posisjon dersom det senere oppstår tvister om prosessens saklighet.
